Règlement intérieur

FONDS ANCIEN DE LA BIBLIOTHEQUE MUNICIPALE ET

ARCHIVES MUNICIPALES  DE PROVINS

REGLEMENT

Préambule

Le service du Fonds ancien de la Bibliothèque municipale et des Archives municipales de Provins est un service public chargé de contribuer, d’une part, à la conservation et à la mise en valeur des archives et des collections patrimoniales qui lui sont rattachées, d’autre part, à la recherche documentaire en général et universitaire en particulier, tout comme à l’accompagnement pédagogique. Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions de fonctionnement du Fonds ancien et des Archives de Provins ; il fixe les droits et les devoirs des usagers. Il est disponible en permanence dans l’établissement et sur le portail des Bibliothèques de la Ville de Provins. Tout usager, par le fait de son inscription ou de l’utilisation des services du Fonds ancien et des Archives, est soumis au présent règlement et s’engage à s’y conformer.

Chapitre 1. Horaires d’ouverture au public

             Article 1 : Le Fonds ancien de la Bibliothèque municipale et les Archives municipales sont ouverts au public le jeudi et le vendredi, de 10h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30, sauf les jours fériés, en période de congés annuels (annoncés au moins huit jours à l’avance par voie d’affichage dans les locaux du Fonds ancien et des Archives et sur le site internet des Bibliothèques de la Ville de Provins) et lors d’éventuelles fermetures exceptionnelles.

             Article 2 : La possibilité est offerte de consulter en dehors du jeudi et du vendredi, uniquement sur rendez-vous pris par téléphone (01.64.00.59.60) ou par courriel (archives@mairie-provins.fr).

 Chapitre 2. Accès à la salle de lecture

            Article 2.1 : Le salon d’accueil et la salle de lecture du Fonds ancien et des Archives sont accessibles gratuitement à toute personne, conformément aux modalités prévues dans l’article suivant. L’accès aux magasins et réserves est interdit au public.

             Article 2.2 : Chaque lecteur désirant consulter des documents pour la première fois doit s’inscrire en renseignant obligatoirement les informations demandées sur la fiche d’inscription : nom, prénom, adresse, profession, objet de ses recherches et références d’une pièce d’identité. Les informations ainsi recueillies font l’objet d’un traitement informatisé strictement destiné au personnel du Fonds ancien et des Archives. Le fichier des lecteurs étant soumis aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne bénéficie du droit d’accès et de rectification pour les informations la concernant.

          Article 2.3 : Aucun document n’est communiqué avant que les formalités d’inscription n’aient été remplies au préalable et qu’un bulletin de demande de consultation indiquant le nom et l’adresse du lecteur, la date, l’auteur - s’il y a lieu -, le titre et la cote du document désiré n’ait été complété (à raison d’un bulletin par document à consulter).

            Article 2.4 : La salle de lecture est un lieu de travail. Le silence et le respect des autres lecteurs s’y imposent. Une tenue correcte y est exigée. Les lecteurs sont priés d’éteindre leur téléphone portable. De même, il est interdit de fumer dans l’ensemble des locaux du Fonds ancien et des Archives. Boissons, liquides et nourriture sont également exclus. Les animaux sont interdits. En cas de délassement provisoire hors des locaux, les lecteurs devront se laver les mains avant de reprendre leur place.

             Article 2.5 : A leur entrée en salle de lecture, les lecteurs sont invités à déposer leurs sacs et affaires personnelles dans l’armoire réglementaire fermant à clef prévue à cet effet. Le personnel du Fonds ancien et des Archives n’est pas responsable des biens du public. Ces derniers restent sous la surveillance et la responsabilité de leurs propriétaires. L’armoire doit impérativement être vidée par le lecteur avant de quitter le bâtiment et la clef restituée au personnel.

Chapitre 3. Recherche documentaire et site internet

           Article 3.1 : La recherche documentaire peut s’effectuer à partir du site internet des Bibliothèques de la Ville de Provins. L’adresse du site est : www.bibliotheques-provins.fr

Le site permet d’accéder aux inventaires, catalogues et répertoires des Bibliothèques de prêt, du Fonds ancien et des Archives de la Ville de Provins. Il propose une sélection d’informations concernant les ressources du Fonds ancien et des Archives et des institutions partenaires.

            Article 3.2 : L’utilisateur est responsable de l’usage qu’il fait des ressources informatiques et du réseau auquel il a accès. Il s’engage à ne pas effectuer des opérations qui pourraient avoir des conséquences néfastes sur l’intégrité de l’outil informatique, de ses logiciels et sur le fonctionnement normal de l’installation et des réseaux. Il lui est notamment interdit de relier au système quelque périphérique que ce soit. La consultation de toute page jugée inadéquate pourra être interrompue par le personnel du Fonds ancien et des Archives.

Chapitre 4. Consultation des documents

           Article 4.1 : Un agent du service du Fonds ancien et des Archives accueille et guide les lecteurs dans leurs recherches. Il ne peut se substituer aux usagers pour effectuer les recherches à leur place.

           Article 4.2 : Pour consulter un document, le lecteur se réfère aux instruments de recherche (inventaires, catalogues, répertoires, etc.) mis à sa disposition en salle de lecture ou sur le site internet des Bibliothèques de la Ville de Provins, dans lesquels il trouvera les références (cotes) des documents souhaités.

            Article 4.3 : La consultation des documents s’effectue exclusivement dans la salle de lecture et sous surveillance du personnel municipal qui met les documents à disposition des usagers. En aucun cas les documents ne peuvent être pris directement dans les rayonnages (à l’exception notable des instruments de recherche et des usuels). Aucun document ne peut être emporté à l’extérieur de la salle de lecture, même momentanément. Il n’y a pas de service de prêt aux lecteurs. 

          Article 4.4 : La consultation des documents s’effectue sous réserve des délais de communicabilité prévus par la législation et la réglementation. Les archives privées sont communiquées selon les conditions stipulées par les auteurs des legs, dons et dépôts. Certains fonds d’archives étant conservés dans des bâtiments éloignés des locaux du Fonds ancien et des Archives, leur consultation peut être différées de plusieurs jours.

             Article 4.5 : Ne peuvent être consultés :

-          les séries ou fonds d’archives non classés ou en cours de classement,

-          les documents en atelier de reproduction ou de restauration,

-          les documents faisant l’objet d’un prêt pour exposition.

            Article 4.6 : Les lecteurs sont invités à terminer leurs recherches et à restituer les documents consultés, au moins cinq minutes avant la fermeture de la salle de lecture. Au retour d’un document, le personnel peut en vérifier l’état, le conditionnement, l’ordre interne. Le lecteur est donc instamment invité à signaler toute anomalie constatée lors de la consultation : désordre dans le classement, feuillet manquant ou erreur de foliotation, dégradation, etc.

Chapitre 5. Préservation des documents :

            Article 5.1 : Les lecteurs doivent obligatoirement se laver les mains avant toute manipulation ; les doigts doivent rester secs. La consultation des manuscrits sans exception, des documents iconographiques fragiles, des imprimés rares, des sceaux (empreintes et matrices) et des collections du médaillier devra être justifiée par la nécessité de l’étude. Elle est soumise au port des gants de coton mis à disposition.

            Article 5.2 : La sauvegarde des originaux peut entraîner l’exclusion de la communication des documents fragiles ou en mauvais état. Dès qu’un document de substitution existe, il est systématiquement communiqué en lieu et place de l’original.

            Article 5.3 : Les lecteurs doivent se montrer attentifs à l’état des documents et précautionneux dans leur manipulation. Ils sont responsables des documents qui leur sont communiqués et doivent veiller à ce qu’ils ne subissent aucun dommage, dégradation ou altération.

L’ordre dans lequel figurent les documents au sein de chaque boîte ou liasse ne doit en aucun cas être modifié (respect de l’ordre originel).

Il est interdit de prendre appui, de faire des marques, de décalquer ou d’écrire sur les documents ainsi que de leur faire subir pliures ou torsions.

Afin de soulager les reliures, les livres ou registres fragiles sont soutenus par des coussins ou des bourrelets mis à disposition lors de la consultation.

             Article 5.4 : Sur la table, seuls sont autorisés les crayons à papier, gommes et taille-crayons, les feuilles volantes, les ordinateurs portables et les appareils photos.

           Article 5.5 : Le non respect des dispositions des articles précédents peut entrainer le retrait des documents communiqués, le refus de communication ultérieure ou, en cas de négligence grave ou de malveillance, l’exclusion immédiate du lecteur.

            Article 5.6 : Les vols et dégradations feront l’objet de poursuites.

Chapitre 6. Reproduction de documents :

            Article 6.1 : L’obligation de communication découlant des lois du 17 juillet 1978 et du Code du patrimoine n’entraîne aucun droit à photocopie. Il n’est pas délivré de photocopies des documents conservés au Fonds ancien et aux Archives.

            Article 6.2 : La photographie de documents est autorisée, sous réserve qu’elle s’effectue dans les conditions ne risquant de causer aucun dommage aux documents et sans déranger les autres usagers. Les lecteurs réaliseront eux-mêmes leurs prises de vue avec leur matériel, sans apport de lumière supplémentaire à l’éclairage ambiant de la salle de lecture. L’usage du flash est interdit. Les lecteurs informeront préalablement le responsable du Fonds ancien et des Archives de leur intention et solliciteront son avis. L’utilisation d’un scanner personnel est également interdite.

            Article 6.3 : Le service du Fonds ancien et des Archives et la Ville de Provins sont à même de réaliser des travaux de photographie, dans la limite des possibilités légales, matérielles et techniques. 

             Article 6.4 : Les archives d’origine privée dont la Ville de Provins est dépositaire ou détentrice, et dont la consultation est autorisée, pourront faire l’objet d’une reproduction sous réserve des dispositions édictées par le propriétaire moral ou patrimonial. 

Chapitre 7. Droits d’exploitation et mise à disposition des documents pour exposition :

            Article 7.1 : La reproduction de documents, quel qu’en soit le procédé est destinée à un usage privé. En cas de diffusion publique, le lecteur doit en faire la demande auprès du responsable du Fonds ancien et des Archives et satisfaire aux obligations légales suivantes :

• citation des références précises des documents reproduits et de leur provenance, à savoir « Fonds ancien de la Bibliothèque municipale de Provins, cote ***, etc.» ou « Archives municipales de Provins, cote ***, etc. », selon le cas ;
• obligation, lors d’utilisation de documents iconographiques, de la mention de l’auteur de la reproduction, sauf s’il n’a pas pu être identifié ;
• le cas échéant, au règlement de droits d’exploitation ;
• dans le cas de la production d’un travail faisant référence à des documents conservés au Fonds ancien et aux Archives de Provins, à l’envoi d’au moins un exemplaire de ce travail ; dans le cas d’une manifestation, à l’envoi d’au moins un exemplaire de la documentation publicitaire et du catalogue d’exposition réalisé à cette occasion ; dans le cas d’un site internet, à la communication de l’adresse URL ; dans le cas de la réalisation d’une affiche ou d’un programme, à l’envoi d’au moins un exemplaire de l’affiche ou du programme, etc.

            Article 7.2 : Les archives d’origine privée dont la Ville de Provins est dépositaire ou détentrice, et dont la reproduction a été autorisée, pourront faire l’objet d’une exploitation publique sous réserve des dispositions édictées par le propriétaire moral ou patrimonial concernant ses droits de propriété intellectuelle.

            Article 7.3 : Les archives et collections patrimoniales appartenant à la Ville de Provins sollicitées pour des expositions extérieures à la commune de Provins (France et étranger), seront mis à disposition après signature d’une convention proposée par l’exposant qui devra satisfaire aux exigences du propriétaire.  La demande se fera au minimum six mois avant la date d’inauguration de l’exposition. La sortie des documents ne sera validée que par l’accord des tutelles de l’Etat (Préfecture, Ministère de la Culture et de la Communication).

            Article 7.4 : Les archives et collections patrimoniales d’origine publique ou privée dont le Fonds ancien et les Archives de Provins sont dépositaires pourront être sollicitées pour exposition, après signature d’une convention de mise à disposition proposée par l’exposant au propriétaire. La demande se fera au minimum six mois avant la date d’inauguration de l’exposition.

Chapitre 8. Dons et legs :

            Article 8.1 : La Ville de Provins peut accepter les dons et legs de livres et de documents d’archives dans la mesure où ils correspondent à la politique d’acquisition et d’enrichissement du Fonds ancien de la Bibliothèque municipale et des Archives municipales.

            Article 8.2 : En cas d’acceptation, le donateur complète et signe le formulaire d’intention de donation qui intègre la liste de ce qui est donné.Les livres et documents acceptés sont intégrés aux collections et deviennent propriété communale.

Chapitre 9. Dispositions générales :

            Article 9.1 : Un exemplaire du présent règlement est affiché en salle de lecture.

            Article 9.2 : Le présente délibération abroge et remplace la délibération n° 02.31 du 28 mars 2002.

            Article 9.3 : Le personnel du Fonds ancien de la Bibliothèque municipale et des Archives municipales est chargé de l’application du présent règlement qui s’impose à toute personne utilisant la salle de lecture. Il est précisé que les membres du personnel du Fonds ancien et des Archives sont commissionnés par le Maire et assermentés auprès du Procureur de la République pour dresser procès-verbal de toute infraction constatée, ainsi que pour fermer les accès à la salle de lecture afin de contrôler la sortie des lecteurs jusqu’à l’arrivée d’un représentant des forces de l’ordre si la situation l’exige (Code du patrimoine, article L114-3).

            Article 9.4 : Le présent règlement sera publié au Recueil des Actes Administratifs de la Ville de Provins.